Систематизации дел по личному составу и дел постоянного срока хранения.

Назначение систематизации дела-отделения совокупности документов, относящихся к одному вопросу или отдельного вида деятельности, в соответствии с номенклатурой дел и размещение в отдельную обложку. Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранение наиболее важных из них.

Услуга включает в себя следующие составляющие процесса:

- проведение экспертизы практической и научной ценности документов, входящих в дела (упорядочение документов с целью их отбора для дальнейшего хранения);

- отбор копий документов;

- формирование дел из документов;

- систематизация листов в делах по датам, типу и (или) алфавиту;

- составление заголовков дел;

- нумерация листов в делах;

- вклеивание титульных и заверительных надписей.

Сохранение документов в нашем архивном помещении.

Экономия и практичность: освобождение дорогих офисных площадей, экономия на оборудовании для архива и дополнительных сотрудниках

- Порядок: документы подготовлены к архивному хранению и находятся на своих местах, благодаря этому поиск и выдача нужного документа проводится максимально оперативно.

- Соблюдение сроков хранения: среди Ваших документов будут только те, которые должны храниться в соответствии с действующими нормативами.

- Конфиденциальность и ограничения доступа: документы находятся в опломбированных архивных коробах, доступ к ним получают только уполномоченные сотрудники Вашей компании.

- Безопасность: документы находятся под надежной защитой с соблюдением всех существующих норм в области архивного хранения.

Архивные короба размещаются горизонтально на стационарных стеллажах.

Архивные хранилища соответствуют стандартам архивного хранения (Приказ Государственного Комитета архивов Украины № 6 от 15 января 2003 «Об утверждении положения об условиях хранения архивных документов»).

Все документы хранятся в фирменных архивных боксах, которые размещаются в архивном коробе с клапанами, изготовленном с бескислотного гофрированного картона, обеспечивает сохранность содержимого короба, в том числе во время транспортировки.

Короба пломбируются в присутствии Заказчика с помощью специальных пломб, каждая из которых имеет свой индивидуальный номер.

При открытии короба пломба повреждается, и ее номер не подлежит восстановлению, что исключает любое несанкционированное вмешательство.

Переплетная обработка личных дел и дел постоянного срока хранения.

Архивация документов включает услуги по переплету дела.

Данная услуга позволяет решить следующие задачи:

- сохранение документов (меньше вероятность потери и порчи документов, защита     от воздействия света, пыли и влаги);

- оперативность и удобство поиска документов;

- экономия пространства (переплетенные документы занимают до 30% меньше площади, чем же не сшитые).

Услуга включает следующие составляющие процесса:

- отделение документов от папок, файлов;

- снятие скрепок, скоб;

- подклейка фотографий (при необходимости);

- выравнивание документов по размеру;

- укрепление дела дополнительными вкладками;

- переплет дела в твердую обложку из картона высокого качества;

- оформление обложек дел;

- проставление архивных шифров на обложке дел с проставлением штемпелей;

- подшивка дела на четыре прокола специальными суровыми нитками.

Уничтожение документов.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них требуются большие помещения, оборудование, штат специальных сотрудников, и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому целесообразно систематически проводить экспертизу ценности документов - определения политического, экономического, социально- культурного, практического и иного значения документов с целью отбора документов на дальнейшее хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев и уничтожения их когда пройдет оговоренный срок.

Услуга изъятия документов на уничтожение включает в себя следующие составляющие процесса:

- проведение экспертизы практической ценности документов

- систематизация дел внутри фонда

- подготовка к утилизации

- составление заголовков дел

- составление Акта на уничтожение

- утверждение Акта "Об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в Национальный архивный фонд" в соответствующих Государственных органах

Передача документов в трудовые архивы при ликвидации предприятия.

При ликвидации предприятия документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, передаются на хранение в трудовые архивы. Таким образом, для сохранности и целостности документов по личному составу, ликвидированные предприятия должны передавать их на хранение в трудовой архив. Это обеспечит в будущем быстрое решение вопросов о подтверждении трудового стажа, размера заработной платы и других сведений, необходимых для начисления пенсий с целью социальной защиты граждан.