Систематизации дел по
личному составу и дел
постоянного срока хранения
Систематизация дел по личному составу и делам постоянного срока хранения является важным этапом в управлении документами. Личный состав включает документы, относящиеся к конкретным лицам, таким как резюме, контракты, личные файлы и т.д.
Дела постоянного срока хранения охватывают документы, требующие длительного хранения с целью обеспечения их доступности для будущих нужд или для выполнения законодательства.
Услуги по систематизации личных дел компании в "Архив-Центр"
01
Обеспечение эффективности и производительности компании
Эффективное управление документами позволяет компаниям быстро находить необходимую информацию и снижает время, затраченное на поиск документов. Это повышает производительность работников и позволяет им больше времени уделять стратегическим задачам.
02
Обеспечение
соответствия
В некоторых отраслях, таких как финансы, здравоохранение и другие государственные предприятия, должны соблюдать законодательство по хранению документов. Эффективное управление документами помогает обеспечить соответствие этим требованиям и избежать штрафов или других негативных последствий.
03
Обеспечение безопасности и конфиденциальности
Правильное управление документами включает меры безопасности и конфиденциальности, такие как ограниченный доступ к конфиденциальной информации и регулярные аудиты безопасности.
04
Подготовка к аудитам и судебным процессам
05
Уменьшение риска потери данных
Компании должны иметь возможность быстро находить и предоставлять необходимые документы для аудитов, ревизий или судебных процессов. Эффективное управление документами обеспечивает готовность компании к таким ситуациям.
Информация компании является одним из ее наиболее ценных активов. Плохое управление документами может привести к потере важных данных или их несанкционированному доступу. Правильное управление документами помогает снизить этот риск.
06
Сохранение
ключевых данных
Некоторые документы имеют ключенвое значение или содержат ценные знания для компании. Эффективное управление документами позволяет сохранять эти документы соответствующим образом для дальнейшего использования или исследования.
Систематизации дел поличному составу и делпостоянного срока хранения
01
Проведение экспертизы практической и научной ценности документов, входящих в дела (упорядочение документов с целью их отбора для дальнейшего хранения)
Это важный этап, где документы оцениваются по их важности и потенциальной полезности для дальнейшего хранения. Определение разных категорий документов, их назначение. Определение сроков хранения для каждой категории документов в соответствии с требованиями законодательства и организационных потребностей.
03
Формирование дел
из документов
Создание отдельных дел или файлов, в которых будут храниться определенные документы в соответствии с их содержанием или тематикой. Создание системы индексации или каталога, позволяющей быстро находить нужные документы.
05
Составление
заголовков дел
Создание заголовков или описаний дел, четко отражающих их содержание и контекст.
07
02
Отбор
копий документов
Выбор отдельных документов или их копий для хранения по делу с целью сохранения оригиналов или для дальнейшего использования.
04
Систематизация листов по делам по дате, типу и (или) алфавиту
Организация документов с учетом хронологии, типа документов или алфавитного порядка для облегчения дальнейшего доступа к ним. Распределение документов по категориям или типам для удобства дальнейшего доступа и управления.
06
Нумерация листов
в делах
Присвоение уникального номера каждому листу или документу внутри дела для идентификации и организации.
Вклеивание титульных и заверительных надписей
Добавление титульных или удостоверяющих надписей на обложки дел или на отдельные документы для идентификации и подтверждения их подлинности.
-
Важно также иметь политику управления документами, которая определяет процедуры создания, обработки, хранения и удаления документов, а также определяет ответственность за выполнение этих процедур.
-
Назначение систематизации дела-отделения совокупности документов, относящихся к одному вопросу или отдельного вида деятельности, в соответствии с номенклатурой дел и размещение в отдельную обложку. Правильное размещения документов в деле позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранение наиболее важных из них.