Систематизації справ з
особового складу та справ
постійного терміну зберігання

Систематизація справ з особового складу та справ постійного терміну зберігання є важливим етапом в управлінні документами. Особовий склад включає документи, які стосуються конкретних осіб, як-от резюме, контракти, особисті файли тощо.

Справи постійного терміну зберігання охоплюють документи, що вимагають тривалого зберігання з метою забезпечення їхньої доступності для майбутніх потреб або виконання законодавства.

Консультація

Послуги з систематизації особових справ компанії в "Архів-Центр"

Забезпечення ефективності

та продуктивності компанії

Ефективне керування документами дозволяє компаніям швидко знаходити необхідну інформацію та знижує час, витрачений на пошук документів. Це підвищує продуктивність працівників та дозволяє їм більше часу приділяти стратегічним завданням.

Забезпечення

відповідності

У деяких галузях, таких як фінанси, охорона здоров'я та інші державні підприємства, повинні дотримуватись законодавства щодо зберігання документів. Ефективне управління документами допомагає забезпечити відповідність цим вимогам та уникнути штрафів чи інших негативних наслідків.

Забезпечення безпеки

та конфіденційності

Правильне управління документами включає заходи безпеки та конфіденційності, такі як обмежений доступ до конфіденційної інформації та регулярні аудити безпеки.

Підготовка до аудиту

та судових процесів

Зменшення ризику

втрати даних

Компанії повинні мати можливість швидко знаходити та надавати необхідні документи для аудитів, ревізій чи судових процесів. Ефективне управління документами забезпечує готовність компанії до таких ситуацій.

Інформація компанії є одним із її найбільш цінних активів. Погане керування документами може призвести до втрати важливих даних або їх несанкціонованого доступу. Правильне керування документами допомагає знизити цей ризик.

Збереження

ключових даних

Деякі документи мають ключове значення або містять цінні знання для компанії. Ефективне керування документами дозволяє зберігати ці документи відповідним чином для подальшого використання чи дослідження.

Систематизації справ особового складу та справ постійного терміну зберігання

Проведення експертизи практичної та наукової цінності документів, що входять до справ (упорядкування документів з метою їх відбору для подальшого зберігання)

Це важливий етап, де документи оцінюються щодо їх важливості та потенційної корисності для подальшого зберігання. Визначення різних категорій документів, їхнє призначення. Визначення термінів зберігання кожної категорії документів відповідно до вимог законодавства та організаційних потреб.

Формування справ
із документів

Створення окремих справ або файлів, у яких зберігатимуться певні документи відповідно до їх змісту або тематики. Створення системи індексації чи каталогу, що дозволяє швидко знаходити потрібні документи.

Складання
заголовків справ

Створення заголовків або описів справ, що чітко відображають їх зміст та контекст.

Відбір
копій документів

Вибір окремих документів або їх копій для зберігання у справі для збереження оригіналів або для подальшого використання.

Систематизація листів у справах за датою, типом та (або) алфавітом

Організація документів з урахуванням хронології, типу документів чи алфавітного порядку полегшення подальшого доступу до них. Розподіл документів за категоріями чи типами для зручності подальшого доступу та управління.

Нумерація листів
у справах

Присвоєння унікального номера кожному аркушу чи документу усередині справи для ідентифікації та організації.

Вклеювання титульних та засвідчувальних написів

Додавання титульних або засвідчувальних написів на обкладинки справ або на окремі документи для ідентифікації та підтвердження їхньої автентичності.

Важливо також мати політику управління документами, яка визначає процедури створення, обробки, зберігання та видалення документів, а також визначає відповідальність за виконання цих процедур.

Призначення систематизації справи-відділення сукупності документів, що належать до одного питання або окремого виду діяльності, відповідно до номенклатури справ та розміщення в окремій обкладинці. Правильне розміщення документів у справі дозволяє як швидко знаходити необхідні документи, а й забезпечує збереження найважливіших їх.

Систематизації справ з особового складу та справ постійного терміну зберігання